Зачем нужна корпоративная почта?
В нашей компании запрещено пользоваться личной почтой, личным телефонным номером и даже личным компьютером. Потому что все, что делает сотрудник в рабочее время, должно принадлежать тому, кто оплачивает его труд.
Когда мы только начинали, то считали это не заслуживающей внимания мелочью. Перспектива того, что сотрудник когда-нибудь уволится и унесет с собой результаты своего труда, казалась далекой и нереальной.
Первый (он же последний) серьезный урок мы получили через полгода. После того, как единственная сотрудница ушла не попрощавшись, мы лишились всей информации о том, что она делала: переговоры с партнерами, клиентами, номера телефонов и даже их e-mail.
После этого мы неукоснительно соблюдаем железное правило: все сотрудники без исключения обязаны пользоваться только корпоративной почтой и корпоративным номером телефона.
Мало того. Если сотрудник пользуется какими-либо сервисами в интернете, то регистрироваться в них он обязан на рабочую почту и рабочий телефон. Таким образом, я сохраняю за собой полный контроль и за этой стороной его деятельности.
Вопрос не в том, уволится сотрудник или нет.
Он обязательно уволится. Вопрос только в том, КОГДА.
Никогда об этом не забывайте! Вы должны быть готовы к увольнению ЛЮБОГО сотрудника в ЛЮБОЙ момент. И такой простой инструмент как корпоративная почта очень сильно помогает в эти непростые моменты.
Представьте себе, что сотрудник ведет вашу группу в социальных сетях.
Он создал эту группу на свое имя, на свою почту и привязал личный номер телефона. В случае его ухода вы теряете контроль за своей группой. Получается, что все результаты труда, который оплачивали вы, он уносит с собой.
Печалька, правда?
Теперь, прежде чем уволить сотрудника, я меняю пароль в его почте. Это занимает примерно 3 секунды. И посредством его почтового ящика получаю доступ ко всем остальным аккаунтам в интернете. Даже если мне не сообщают пароли от них, это вообще не проблема, поскольку везде есть функция восстановления пароля. Новый пароль приходит на корпоративный почтовый ящик, который контролирую я.
Про телефон в этой статье я рассказывать не стану. Эту задачу вы легко решите сами исходя из того, в какой стране живете и услугами какого оператора пользуетесь. Скажу лишь, что это очень удобно – все номера привязаны к единому лицевому счету и управляются нами через личный кабинет на сайте оператора. Можно всегда посмотреть, куда и сколько звонит сотрудник, есть все контактные номера и прочая информация, вплоть до отслеживания его местонахождения.
Рекомендую!
Что касается почты.
Вариантов может быть много, но я расскажу о том, который использую сам вот уже много лет и очень им доволен. У меня ни разу не возникло каких-либо нареканий.
Управление всеми почтовыми ящиками происходит быстро и легко. Интерфейс простой и понятный.
Можно бесплатно создавать до 1000 ящиков на каждом домене, причем для каждого ящика доступно облачное хранилище объемом 10 Гб, что очень удобно. Все документы и файлы сотрудник хранит в облаке, и когда я меняю пароль ящика, он тут же теряет доступ к ним.
Все просто и надежно!
Вам не нужно беспокоиться о работоспособности серверов, резервировании информации и прочих сложных технических моментах, которые неизбежно возникают если мы делаем почту на своем хостинге.
Поэтому мы с вами воспользуемся замечательной возможностью, которую дает нам компания Яндекс для организации корпоративной почты на нашем домене, но с использованием серверов и технологий Яндекса.
Теперь рассказываю, как сделать корпоративную почту.
У вас должен быть собственный домен. Думаю, что если у вас есть бизнес, то есть и сайт, который располагается на вашем домене.
Необходимо завести аккаунт на Яндексе https://www.yandex.ru Просто заходите сюда и создаете себе личный почтовый ящик типа ermilov@yandex.ru
Затем переходите по этой ссылке https://pdd.yandex.ru/domains_add
Откроется такая страница
В окошко введите адрес вашего домена без всяких WWW или HTTP, например weddingsummit.biz. После этого кликните на кнопку Подключить домен
Откроется страница с дальнейшими несложными инструкциями
Если вы ничего не понимаете в настройках домена и хостинга, то покажите эту страницу администратору вашего сайта. Он за пару минут сделает нужные настройки.
После этого у вас появится такой интерфейс
Вы видите все мои домены, которые я подключил к яндекс почте. Не буду ничего рассказывать, все и так понятно. Рекомендую добавить к домену ваш логотип, в этом случае он будет отображаться у всех сотрудников в почтовом интерфейсе вместо логотипа яндекса.
Кликнув по домену, попадаем в управление непосредственно ящиками
Тут мы можем создавать ящики, удалять их и менять пароли. Все просто, комментарии не требуются.
При создании нового ящика сразу задаете ему пароль. Здесь же можете его потом и поменять в любой момент.
Например, прямо сейчас я создам новый ящик ermilov@weddingsummit.biz. Для этого достаточно кликнуть по ссылке Добавить почтовый ящик, и в открывшемся окошке написать ermilov, а ниже написать два раза желаемый пароль.
После этого жмем кнопочку Добавить. Ваш ящик готов!
Как попасть в созданный ящик и правильно настроить его
На странице https://mail.yandex.ru вводите адрес своего ящика и пароль
В принципе, это можно сделать на любой странице яндекса, где присутствует авторизация.
В первый раз попадете на страницу завершения регистрации
После заполнения полей и ввода капчи нажимаем Завершить регистрацию и наконец-то попадаем внутрь ящика
Все хорошо, но реклама от яндекса в левой части экрана слегка раздражает.
Поэтому для начала убираем рекламу.
Делается это просто: идем в настройки (шестеренка в верхней правой части экрана) и в выпадающем списке настроек выбираем Прочие
Снимаем галочки с рекламы, новостей и промо как показано на этом скриншоте
Затем не забываем нажать Сохранить изменения. Теперь интерфейс почты будет без рекламы и прочего ненужного нам мусора.
Рекомендую настроить подпись с вашими контактными данными и ссылкой на сайт. Это делается там же в настройках, разберетесь сами.
И последнее: не забудьте про облачное хранилище файлов
Я обвел красным кружочком кнопку Диск. Пользуйтесь им и заставляйте пользоваться своих сотрудников. Это очень удобно.
Во-первых, при поломке компьютера все файлы останутся целыми.
Во-вторых, они будут доступны с любого устройства, достаточно только войти в почту.
Обязательно создайте корпоративную почту на своем домене и ваш бизнес скажет вам спасибо!