Зачем нужна корпоративная почта?

 

В нашей компании запрещено пользоваться личной почтой, личным телефонным номером и даже личным компьютером. Потому что все, что делает сотрудник в рабочее время, должно принадлежать тому, кто оплачивает его труд.

 

Когда мы только начинали, то считали это не заслуживающей внимания мелочью. Перспектива того, что сотрудник когда-нибудь уволится и унесет с собой результаты своего труда, казалась далекой и нереальной.

 

Первый (он же последний) серьезный урок мы получили через полгода. После того, как единственная сотрудница ушла не попрощавшись, мы лишились всей информации о том, что она делала: переговоры с партнерами, клиентами, номера телефонов и даже их e-mail.

 

После этого мы неукоснительно соблюдаем железное правило: все сотрудники без исключения обязаны пользоваться только корпоративной почтой и корпоративным номером телефона.

 

Мало того. Если сотрудник пользуется какими-либо сервисами в интернете, то регистрироваться в них он обязан на рабочую почту и рабочий телефон. Таким образом, я сохраняю за собой полный контроль и за этой стороной его деятельности.

 

 

 

Вопрос не в том, уволится сотрудник или нет.

 

Он обязательно уволится. Вопрос только в том, КОГДА.

 

Никогда об этом не забывайте! Вы должны быть готовы к увольнению ЛЮБОГО сотрудника в ЛЮБОЙ момент. И такой простой инструмент как корпоративная почта очень сильно помогает в эти непростые моменты.

 

 

 

Представьте себе, что сотрудник ведет вашу группу в социальных сетях. 

 

Он создал эту группу на свое имя, на свою почту и привязал личный номер телефона. В случае его ухода вы теряете контроль за своей группой. Получается, что все результаты труда, который оплачивали вы, он уносит с собой.

 

Печалька, правда?

 

Теперь, прежде чем уволить сотрудника, я меняю пароль в его почте. Это занимает примерно 3 секунды. И посредством его почтового ящика получаю доступ ко всем остальным аккаунтам в интернете. Даже если мне не сообщают пароли от них, это вообще не проблема, поскольку везде есть функция восстановления пароля. Новый пароль приходит на корпоративный почтовый ящик, который контролирую я.

 

Про телефон в этой статье я рассказывать не стану. Эту задачу вы легко решите сами исходя из того, в какой стране живете и услугами какого оператора пользуетесь. Скажу лишь, что это очень удобно – все номера привязаны к единому лицевому счету и управляются нами через личный кабинет на сайте оператора. Можно всегда посмотреть, куда и сколько звонит сотрудник, есть все контактные номера  и прочая информация, вплоть до отслеживания его местонахождения.

 

Рекомендую!

 

 

 

Что касается почты.

 

Вариантов может быть много, но я расскажу о том, который использую сам вот уже много лет и очень им доволен. У меня ни разу не возникло каких-либо нареканий.

 

Управление всеми почтовыми ящиками происходит быстро и легко. Интерфейс простой и понятный.

 

Можно бесплатно создавать до 1000 ящиков на каждом домене, причем для каждого ящика доступно облачное хранилище объемом 10 Гб, что очень удобно. Все документы и файлы сотрудник хранит в облаке, и когда я меняю пароль ящика, он тут же теряет доступ к ним.

 

Все просто и надежно!

 

Вам не нужно беспокоиться о работоспособности серверов, резервировании информации и прочих сложных технических моментах, которые неизбежно возникают если мы делаем почту на своем хостинге.

 

Поэтому мы с вами воспользуемся замечательной возможностью, которую дает нам компания Яндекс для организации корпоративной почты на нашем домене, но с использованием серверов и технологий Яндекса.

 

 

 

Теперь рассказываю, как сделать корпоративную почту.

 

У вас должен быть собственный домен. Думаю, что если у вас есть бизнес, то есть и сайт, который располагается на вашем домене.

 

Необходимо завести аккаунт на Яндексе https://www.yandex.ru Просто заходите сюда и создаете себе личный почтовый ящик типа ermilov@yandex.ru

 

Затем переходите по этой ссылке https://pdd.yandex.ru/domains_add

 

Откроется такая страница

 

 

В окошко введите адрес вашего домена без всяких WWW или HTTP, например weddingsummit.biz. После этого кликните на кнопку Подключить домен

 

Откроется страница с дальнейшими несложными инструкциями

 

 

Если вы ничего не понимаете в настройках домена и хостинга, то покажите эту страницу администратору вашего сайта. Он за пару минут сделает нужные настройки.

 

После этого у вас появится такой интерфейс

 

 

Вы видите все мои домены, которые я подключил к яндекс почте. Не буду ничего рассказывать, все и так понятно. Рекомендую добавить к домену ваш логотип, в этом случае он будет отображаться у всех сотрудников в почтовом интерфейсе вместо логотипа яндекса.

 

 

Кликнув по домену, попадаем в управление непосредственно ящиками

 

 

Тут мы можем создавать ящики, удалять их и менять пароли. Все просто, комментарии не требуются.

 

При создании нового ящика сразу задаете ему пароль. Здесь же можете его потом и поменять в любой момент.

 

Например, прямо сейчас я создам новый ящик ermilov@weddingsummit.biz. Для этого достаточно кликнуть по ссылке Добавить почтовый ящик, и в открывшемся окошке написать ermilov, а ниже написать два раза желаемый пароль.

 

 

После этого жмем кнопочку Добавить. Ваш ящик готов!

 

 

 

Как попасть в созданный ящик и правильно настроить его

 

На странице https://mail.yandex.ru вводите адрес своего ящика и пароль

 

 

В принципе, это можно сделать на любой странице яндекса, где присутствует авторизация.

 

 

В первый раз попадете на страницу завершения регистрации

 

 

 

После заполнения полей и ввода капчи нажимаем Завершить регистрацию и наконец-то попадаем внутрь ящика

 

 

Все хорошо, но реклама от яндекса в левой части экрана слегка раздражает.

 

 

Поэтому для начала убираем рекламу.

 

Делается это просто: идем в настройки (шестеренка в верхней правой части экрана) и в выпадающем списке настроек выбираем Прочие

 

 

 

Снимаем галочки с рекламы, новостей и промо как показано на этом скриншоте 

 

 

Затем не забываем нажать Сохранить изменения. Теперь интерфейс почты будет без рекламы и прочего ненужного нам мусора.

 

Рекомендую настроить подпись с вашими контактными данными и ссылкой на сайт. Это делается там же в настройках, разберетесь сами.

 

 

 

И последнее: не забудьте про облачное хранилище файлов

 

 

Я обвел красным кружочком кнопку Диск. Пользуйтесь им и заставляйте пользоваться своих сотрудников.  Это очень удобно.

 

Во-первых, при поломке компьютера все файлы останутся целыми.

 

Во-вторых, они будут доступны с любого устройства, достаточно только войти в почту.

 

 

Обязательно создайте корпоративную почту на своем домене и ваш бизнес скажет вам спасибо!